Choisir le bon Applicant Tracking System (ATS) peut booster le recrutement d’une entreprise comme il peut engendrer des dépenses inutiles en cas de mauvais choix. Dans un marché où les possibilités sont multiples et se ressemblent, il est facile de tomber dans certains travers. Prenons le temps de clarifier ce choix stratégique pour votre entreprise en vous présentant les erreurs à éviter pour ne pas brider l’efficacité du recrutement.
Bien cerner les besoins de votre entreprise
Avant de vous plonger dans l’océan des Applicant Tracking Systems, il convient tout d’abord de bien définir les besoins propres à votre entreprise.
Chaque société a ses spécificités en matière de recrutement, liées notamment à sa taille, son secteur d’activité, et sa culture d’entreprise. Il est donc utile de dresser un portrait-robot détaillé de votre processus de recrutement actuel : combien de candidats êtes-vous amenés à traiter par mois ? Quels sont les points de friction rencontrés à chaque étape ? Quelles compétences internes sont disponibles pour manager un ATS ? Ces éléments vous aideront à déterminer les fonctionnalités incontournables que doit posséder votre futur système.
Aussi, veillez à impliquer en amont les parties prenantes essentielles dans le processus décisionnel. Les recruteurs et responsables ressources humaines mais aussi –et surtout- les managers amenés à réaliser des entretiens doivent pouvoir s’exprimer. Leur retour sur le terrain vous apportera une meilleure compréhension des difficultés rencontrées et des souhaits d’amélioration formulés. Une démarche collaborative qui garantit que l’ATS choisi répondra aux attentes du plus grand nombre et facilitera son appropriation.
Enfin, gardez en tête les perspectives d’évolution future de votre entreprise. Un ATS est un investissement dans la durée. Votre société va monter en charge rapidement ? Vous allez recruter au-delà des frontières géographiques ? Ces critères doivent également être pris en compte dans votre réflexion afin d’opter pour un système suffisamment souple pour répondre à vos besoins futurs.
Analyser les fonctionnalités indispensables d’un ATS
Maintenant que vous avez listé vos besoins, il est temps de passer à l’évaluation des fonctionnalités offertes par les différents ATS présents sur le marché.
L’un des principaux critères d’évaluation concerne la capacité d’intégration du système.
En effet, un bon ATS doit pouvoir se connecter facilement avec vos outils existants : logiciel de gestion des ressources humaines, plateformes de recrutement en ligne, bases de données internes… Cela vous évitera la saisie en double et garantira une bonne synchronisation de vos données.
Ainsi, la facilité d’utilisation constitue également un critère capital. Un ATS doit être simple et accessible, même pour les utilisateurs peu familiarisés avec l’outil informatique. Un système compliqué et difficile à appréhender risque de démoraliser vos équipes et de ralentir le processus de recrutement. Optez donc pour un ATS dont l’interface utilisateur est claire et intuitive et dont le support client réactif pourra répondre à toutes vos questions ou résoudre vos éventuels problèmes.
D’autre part, les fonctionnalités de reporting et d’analyse des données sont devenues ces dernières années des fonctionnalités incontournables. Elles permettent d’obtenir des insights précieux sur l’efficacité de vos campagnes de recrutement, la performance de vos recruteurs ou encore les sources de candidats les plus productives. Assurez-vous donc que l’ATS que vous sélectionnez propose des outils de reporting solides et personnalisables selon vos KPIs.
Pour vous aider dans votre évaluation, voici quelques fonctionnalités indispensables à prendre en compte lors du choix d’un ATS :
- Possibilité d’intégration fluide avec des logiciels tiers (HRIS, CRM…)
- Interface utilisateur intuitive et navigation simplifiée
- Outils avancés de reporting et d’analyse des données
- Automatisation des tâches répétitives (envoi d’e-mails, planification d’entretiens…)
- Gestion centralisée des candidatures et suivi des candidats
- Fonctionnalités de collaboration pour les équipes de recrutement
- Sécurité des données et conformité aux réglementations sur la protection des données
Chacune de ces fonctionnalités peut avoir un impact significatif sur l’efficacité et la productivité de votre processus de recrutement. Explorez chaque option en détail afin de sélectionner l’ATS qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.
Les pièges à éviter lorsque vous choisissez votre ATS
Achetez-vous un système de suivi des candidatures pour les bonnes raisons.
Il est très facile de se laisser séduire par certaines fonctionnalités “flashy” qui, dans la réalité, ne seront pas réellement bénéfiques pour votre processus de recrutement et ne feront qu’ajouter de la complexité. Restez concentré sur vos besoins réels et n’achetez pas des services que vous ne serez jamais en mesure d’utiliser. Vous maîtriserez ainsi votre budget et choisirez un outil qui vous sera réellement utile.
Ne faites pas non plus l’erreur de négliger la sécurité des données. Un ATS traite une grande quantité d’informations sensibles et vous devez être sûr que le fournisseur respecte les normes de sécurité les plus strictes. Assurez-vous que le système est conforme à la législation actuelle (RGPD…) et que les données de vos candidats seront protégées.
Enfin, ne sous-estimez pas l’importance de la phase de test. Avant tout engagement contractuel, demandez une démonstration ou un essai gratuit afin de tester le système dans votre environnement de travail. Cela vous permettra d’être sûr qu’il répond bien à vos attentes, mais aussi d’identifier des problèmes éventuels avant la signature du contrat. De même, les avis d’autres utilisateurs peuvent vous donner des indications précieuses pour faire le bon choix.
